Архивный отдел

Адрес: 94407, Луганская Народная Республика, г.Краснодон, пл.Ленина, 8А

Телефон: (0235) 6-12-60

E-mail: arhiv-20@mail.r

Приёмные дни: понедельник – четверг с 9.00 до 18.00, пятница с 9.00 до 16.45

Перерыв: с 13.00 до 13.45

Для хранения документов Архивного фонда Луганской Народной Республики, относящихся к собственности республики, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в органе государственной (исполнительной) власти, организации образуется архив.

Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив организации и на уничтожение включает работу по проведению экспертизы ценности документов, оформлению дел.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел; приложения – вместе с основными документами, группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; включать в дело по одному экземпляру каждого документа, помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях, помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты); в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дела со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Лицевые счета служащих и личные дела уволенных сотрудников группируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке

С момента заведения и до передачи в архив органа исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования в управлениях и отделах органа исполнительной власти.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

• подшивку или переплет документов в дела ;
• нумерацию листов в деле ;
• составление внутренней описи документов дела ;
• составление листа-заверителя дела ;
• внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела.

В архив органа исполнительной власти (организации) передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится по утвержденным описям дел. Описи дел структурного подразделения составляются ответственным за делопроизводство непосредственно в структурном подразделении (например, отдел кадров составляет свои описи, бухгалтерия – на свои дела, отдел контроля – на свои и т. д. по структуре). Описи структурных подразделений являются основой для составления сводной описи дел по всей организации.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем передаются в архив органа исполнительной власти.

Личные дела уволенных работников органа исполнительной власти передаются в архив через десять лет после увольнения.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Документы органа исполнительной власти являются собственностью республики и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Государственным архивом Луганской Народной Республики, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Луганской Народной Республики как часть Архивного фонда Луганской Народной Республики или на уничтожение.

Перед передачей дел на постоянное хранение в архивные учреждения проводится проверка наличия и состояния документов и дел. Проверка наличия и состояния дел проводится также при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации органа исполнительной власти или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование (оформляется документально, приказ, назначается комиссия, составляется  акт розыска дел), по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Перед приемом документов в Госархив ЛНР (архивный отдел Администрации) организация направляет на имя руководителя письмо с просьбой принять документы на хранение. В письме указывается количество документов, период, за который сдаются документы согласно описям дел, в случае отсутствия каких-либо дел это оговаривается в письме и указывается, какие меры приняты к их розыску. Если есть необходимость продлить сроки пользования какими-либо документами в связи с производственной необходимостью, то номера таких дел и просьба их оставить временно в организации также указывается в письме. 

Непосредственный прием документов на постоянное хранение осуществляется в Госархиве ЛНР (архивном отделе Администрации) специалистами отдела хранения, учета и справочного аппарата и в присутствии архивариуса предприятия.

Прием документов на постоянное хранение осуществляется по описям поединично, с частичным просмотром самих дел (нумерация, наличие в деле копий незаверенных, черновиков и т.п.). Описи составляются в 4-х экземплярах. Три экземпляра описи передаются в архив вместе с делами, на каждом экземпляре проставляется отметка о принятии дел на постоянное хранение. Четвертый экземпляр описи вместе с актом приема передачи остается в архивном подразделении организации.

Если при приеме документов выявлены расхождения между итоговыми записями в описи и фактическим количеством дел, передаваемых на хранение, то в каждом экземпляре описи делается новая итоговая запись, в которой отражается фактическое количество имеющихся в наличии дел и перечисляются номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел также отражаются в графе «Примечание» в акте приема-передачи дел на государственное хранение. К акту прилагается справка фондообразователя, в которой указываются причины отсутствия дел.

Организация обязана принять меры по розыску отсутствующих дел и привлечению должностных лиц, виновных в их отсутствии, к ответственности.

Прием документов на хранение в архивное учреждение оформляется Актом приема-передачи, который составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архивном учреждении, а второй остается в деле фонда в архиве организации. Акт заполняется ответственными работниками архивного учреждения, который осуществил прием документов. Акт подписывается лицами, которые осуществили прием передачу дел, утверждается руководителем организации и руководителем Госархива (архивного отдела Администрации), заверяется печатями.

Доставляются документы в архив транспортом и за счет организации, которая эти документы сдает. Поэтому перед сдачей документов согласовываем день приема документов.